使用跟单软件能够对跟单工作流程进行优化，出口贸易采用托收结算方式，出口商按照外销合同的规定装运货物，然后备齐装船单据，开出汇票，委托出口地合适的往来银行将汇票和单据向进口商提示并要求付款，出口地委托行（托收行）接受委托后，再委托一家进口地银行即代收行向进口商提示交付货款赎单，进口商付款后，代收行根据托收行的指示汇出货款，托收行收到货款后再付给出口商。
一：出口贸易托收方式的种类：
托收方式可按照是否带有商业单据分为光票托收和跟单托收两种。
1）光票托收（CLEAN BILL FOR COLLECTION）汇票不附带货运单据的托收。在进出口贸易实际操作中，也有汇票仅附带货运单据如发票的托收，也叫光票托收。这种托收收款的方式多用于出口货物的尾款，样品费，等。
2）跟单托收（DOCUMENTARY BILL FOR COLLECTION）汇票连同所附货运单据一起叫银行委托代收。跟单托收在国际贸易中是一种商业信用行为，对出口商而言是一种风险很大的收汇方式。必须严格按跟单托收程序办理。
二：跟单中的作为货物物权的提单是用来与货款做交换的，就是进口商付货款赎买提单。从而做到钱货两讫。所以，选择托收的交单方式对出口商来说是非常重要的。同常的交单方式有：
1）即期付款交单（DOCUMENTS AGAINST PAYMENT AT SIGHT, D/P AT SIGHT）：合同规定的付款条件是即期，就是当单据寄到进口地的代收行，由代收行或提示行提示给进口商见票，进口商审核该单据无误后，立刻付款赎单，使货款和物权单据当即两清。
在实际操作中，有的客户提出货到后才赎单，为了防止客户的这种无理要求，可以在即期付款交单的委托书上标注见票付款时间，比如：D/P AT SIGHT UPON FIRST PRESENTATION MADE BY THE COLLECTING BANK.
2）远期付款交单（D/P AT XXX DAYS AFTER SIGHT）属于远期付款交易，先由进口商见票并审单无误后，立即承兑汇票，汇票到期付清货款赎单后才能领取货运单据后才能提货出售。
这种托收方式给进口商筹备货款的时间，又维护了出口商对货物的所有权和控制权利，货款付清前，物权单据仍然由代收行掌管。
有时代收行允许进口商凭信托收据（TRUST RECEIPT）借取货运单据先行提货，但必须有下列三个条件之一才行。
a.）出口商在托收申请书中明确写明可以凭信托收据借单后果由出口商负责。
b）委托行在委托书中写明可以凭信托收据借单，后果由委托行负责。
c）代收行自作主张，平信托收据借单给进口商，后果由代收行负责。
3）承兑交单（DOCUMENTS AGAINST ACCEPTANCE, D/A）：是出口商的交单以进口商的承兑为条件。进口商可以不必自备货款，只要在远期汇票上进行承兑而暂时不必付清货款，即可获得货运单据，提货出售。付款人在汇票到期时履行付款义务。只适合远期汇票的托收。
这种付款方式对出口商风险极大。比付款交单D/P风险更大。如果到期进口商拒付，出口商可以凭付款人承兑的汇票依法起诉，而进口商可能已经无力支付或破产。或避而不见远走他乡，因此，出口商很难将货款收回。
《托收统一规则》规定，汇票一经承兑，付款，拒绝承兑或拒绝付款，代收行应及时通知托收行，托收行接到承兑，或拒绝付款的通知，应及时给与进一步处理指示，如果提示行在发生拒绝承兑或拒绝付款的通知90天内未接到指示，可将单据退回托收行。
委托人在委托行办理托收后，可以通知委托行改变托收金额或托收条件，或减价，允许进口商分批付款提货，变更托收对象，改变交单方式。
托收委托书如遇到包括托收费用由付款人承担的指示遭到拒付时，提示行可接受付款或承兑交单，不向付款人收费，此项费用由委托他负担。如果委托书中表明不准放弃此项收费，则托收行，代收行，提示行对此产生的开支或延误，均不负责。
尽量不要采用托收方式结算，除非老客户，实力很大，信用非常好才可以。而且是为了推销新产品，或者滞销产品才可以考虑托收结算方式。